Damit Sie zu Ihrem Geld kommen: Forderungsmanagement

Ein Drittel der deutschen Bauunternehmen verliert mehr als ein Prozent seines Umsatzes dadurch, dass die Kunden Rechnungen nicht bezahlen. Diese Zahlen der Dienstleistungsorganisation Creditreform aus dem vergangenen Jahr verdeutlichen, dass Forderungsausfälle weiterhin ein Problem kleiner und mittelständischer Unternehmen sind. Aus diesem Grund ist am 1. Mai 2000 das Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen in Kraft getreten. Danach kommt der Kunde nicht mehr erst nach einer Mahnung in Verzug, sondern bereits 30 Tage nach Erhalt der Rechnung bzw. 30 Tage nach dem genannten Fälligkeitsdatum seiner Rechnung. Betrug der gesetzliche Verzugszins bisher nur 4 Prozent, ist er durch das Gesetz fast verdoppelt worden. Damit soll erreicht werden, dass der Lieferantenkredit nicht länger als bequemes Finanzierungsmittel missbraucht wird, und dass derjenige, der auf sein Geld wartet, nicht zum Kreditgeber wird. Trotz des neuen Gesetzes kommen Unternehmen aber nicht umhin, ihr Forderungsmanagement mit folgenden Punkten zu optimieren:

Kreditwürdigkeit des Kunden

Vor Abschluss von Lieferverträgen sollten Sie die Kunden prüfen, denen Sie Zahlungsziele einräumen möchten. Greifen Sie dabei auf alle verfügbaren Informationen zurück, die eine Bewertung der Kundenbonität erlauben: Das interne Rechungswesen, den Verkauf, aber auch externe Quellen wie Wirtschafts-, Banken- und SCHUFA-Auskünfte. Etwa 40 Mark kostet eine Bonitätsauskunft. Kunden mit nicht ausreichender Bonität sollten Sie keinen Kredit einräumen.

Einräumung von Zahlungszielen

Vorsicht mit großzügigen Zahlungszielen! Bieten Sie Ihren Kunden vielmehr Anreize (z. B. Skonto), möglichst rasch zu zahlen. Bei größeren Kreditbeträgen sollten Sie Sicherheiten (z.B. Bankbürgschaften) verlangen. Kalkulieren Sie auf alle Fälle Ihre eigenen Kosten, die Ihnen durch den Lieferantenkredit entstehen, in den Angebotspreis ein.

Zügige Rechnungsstellung

Wenn Sie Ihre vereinbarte Leistung erbracht haben, sollten Sie unverzüglich Ihre Forderung in Rechnung stellen. Achten Sie darauf, dass die erbrachten Leistungen korrekt und vollständig aufgeführt sind. Jede Ungenauigkeit, jeder Fehler in Ihrer Rechnung kann von Ihrem Kunden dazu genutzt werden, die Zahlung hinauszuschieben oder zu verweigern.

Überwachung der Zahlungseingänge

Stellen Sie sicher, dass Zahlungstermine und -beträge in Ihrem Rechnungswesen genauestens überwacht werden.

Organisation des Mahnwesens

Auch wenn auf Grund der neuen Gesetzeslage keine Mahnungen mehr notwendig sind, sollten Sie beim Kunden nicht gleich "mit der Tür ins Haus fallen". Zahlungserinnerungen und Mahnungen veranlassen den Kunden zum Begleichen der Rechnung, ohne dass er sich von Ihrem Unternehmen abwendet. Vor der ersten Mahnung sollten sie intern prüfen, ob Ihre Lieferung auch vollständig erfolgte oder nicht eventuell Buchungsfehler vorliegen.

Planung von Ein- und Auszahlungen

Beurteilen Sie bei der Planung der eigenen Finanzen und bei der Liquiditätsplanung die Zahlungsmoral Ihrer Kunden nicht zu optimistisch. Ermitteln Sie besser die durchschnittliche Zahlungsfrist Ihrer Forderungen.

Finanzierung der Forderungen

Wenn Kunden Rechnungen nicht begleichen, müssen Sie gegebenenfalls Geld leihen, um neue Aufträge bearbeiten zu können. Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Hausbank über diese Finanzierung und warten Sie nicht, bis Sie wegen der hohen Forderungsbestände Ihre verfügbare Kreditlinie vollständig ausgeschöpft haben.

Hilfe beim Forderungseinzug

Wenn Kunden nicht zahlen, können Sie ein professionelles Inkassoinstitut mit dem Eintreiben der Gelder beauftragen.

Kreditversicherung

Unternehmen können sich gegen ausbleibende Zahlungen versichern. Die Versicherung zahlt dann, wenn Außenstände offen bleiben, weil der Kunde zahlungsunfähig ist. Das ist dann der Fall

• ... wenn das Insolvenzverfahren eröffnet oder die Eröffnung vom Gericht - mangels Masse - abgelehnt worden ist.
• ... wenn das gerichtliche Vergleichsverfahren eröffnet worden ist, um einen Konkurs abzuwenden.
• ... wenn mit sämtlichen Gläubigern ein außergerichtlicher Liquidationsvergleich zustande gekommen ist.
• ... wenn eine vom Versicherungsnehmer vorgenommene Zwangsvollstreckung nicht erfolgreich war.

Außenstände abtreten: Factoring

Unternehmen gehen zunehmend dazu über, die Bearbeitung der gesamten Außenstände Dritten zu übergeben. Dabei spricht man vom Factoring. Das Unternehmen tritt seine gesamten Außenstände an ein anderes Unternehmen ab, das Factoring-Unternehmen muss seinerseits alle Außenstände beim Schuldner eintreiben. Es muss die Forderungen seines Vertragspartners übernehmen und (im Voraus) bezahlen. Das Factoring-Unternehmen übernimmt also das Bonitäts- und Insolvenzrisiko des Kunden. Er hat allein für das Inkasso zu sorgen.

Kosten

Diese Risiken lassen sich Versicherer und Factoring-Unternehmen natürlich bezahlen. Vergleichen Sie daher die Kosten mit Ihrer eigenen Kosten- und Risikosituation, beachten Sie dabei auch die von Ihnen zu erzielende Umsatzrendite. Ist diese geringer als die Kosten, lohnen sich Versicherung oder Factoring nicht.