Wesentlicher Baustein jedes Controllings - als Teil des Rechnungswesens - ist die Kostenrechnung. Die Kostenrechnung bezieht ihre Informationen größtenteils aus der Buchhaltung eines Unternehmens. Ihre wichtigste Aufgabe: Sie erfasst alle Kosten, die notwendig sind, um ein Produkt herzustellen oder eine Leistung zu erbringen. Die konkrete Aufgabe des Kostenrechnung-Controllings ist dabei, dem Unternehmen aufzuzeigen, ob die Umsatzerlöse die Kosten decken oder z. B. neue Produkte am Markt den gewünschten Erfolg erbracht haben. Oberstes Ziel dabei: Kostentransparenz.

• Wichtige Fragestellungen der Kostenrechnung:
• Welches sind die wesentlichen Kostentreiber im Unternehmen?
• Wie lassen sich Fix- und Gemeinkosten reduzieren?
• Wie lassen sich neue EDV-Technologien zur Kosteneinsparung im Unternehmen einsetzen?
• Wie können Budgetvorgaben bestimmt werden?
• Welche Mitarbeiter tragen zur Produktivitätssteigerung bei?
• Wie lassen sich Fix- und Gemeinkosten transparent darstellen?

Je nach Fragestellung bedient sich das Controlling dabei einer bestimmten Art der Kostenrechnung.

Kostenartenrechnung: Welche Kosten habe ich überhaupt?

Kostenstellenrechnung: Wo entstehen welche Kosten?

Die Kostenstellenrechnung schlüsselt auf, welche Stellen im Betrieb welche Kosten verursachen (z.B. die Fertigung, die Verwaltung etc.). Sie wird hauptsächlich dafür benutzt, die Kosten, die keinem Kosten-träger direkt und ausschließlich zugeordnet werden können, zu verteilen (Gemeinkosten, Zinsen etc.). Dabei werden diese Kosten den Betriebsbereichen (Produktion, Verwaltung etc.) zugeordnet, in denen sie angefallen sind, und zwar im dem Maße, in dem Bereiche an der Entstehung dieser Kosten beteiligt sind.

Kostenträgerrechnung: Wofür sind die Kosten angefallen?

Oder: Was kostet ein Produkt bzw. eine Dienstleistung? Mit der Kostenträgerrechnung kann man errechnen, wie teuer es für den Betrieb ist, ein bestimmtes Produkt bzw. eine bestimmte Dienstleistung anzubieten. Schlüsselfrage: Wie ist das Verhältnis von Umsatzerlös zu den zuzurechnenden Kosten? Anders gefragt: Wie groß ist die Ertragskraft eines Produktes oder einer Dienstleistung? Daraus ergibt sich, wie teuer ein Produkt bzw. eine Dienstleistung auf dem Markt verkauft werden muss, um zumindest die Kosten wieder "hereinzuholen". Welche Produkte bzw. Dienstleistungen kann der Betrieb überhaupt rentabel anbieten? Wie muss also das Sortiment gestaltet werden?

Controlling hat folgende Bestandteile:

1. Unternehmens-Zielsetzungen und dafür notwendige Maßnahmenplanung
2. Soll-Ist-Vergleich (Zielsetzung - Realität) und Analyse der Abweichungen
3. Maßnahmen zur Gegensteuerung Wichtig: Zielsetzungen, Planung und der Soll-Ist-Vergleich sind Chefsache, auch wenn sie von Mitarbeitern aufbereitet werden!

Ziele und Maßnahmen Beispiele für Controlling-Fragestellungen und daraus folgenden Zielvorgaben: Welche Menge (eines Produktes oder einer Dienstleistung) soll abgesetzt werden? Welches ist die Preisuntergrenze eines Produktes oder einer Dienstleistung, zu der alle Kosten gedeckt sind? Wie kann das Unternehmen am Markt positioniert werden? Zielsetzungen können kurz- oder längerfristig sein; das hängt von der Situation im Unternehmen ab. Ein längerfristiges Ziel sollte in mehrere überschaubare Teilziele und darauf gerichtete Maßnahmen "zerlegt" werden. Alle Ziele sollten durch konkrete Handlungsanleitungen angesteuert werden.

Beispiel:

Nicht: Wir wollen mit neuen Angeboten in den Markt gehen. (ungenau) Sondern: Wir werden im Absatzgebiet eine Untersuchung über das Kaufverhalten der Zielgruppe durchführen, die Ergebnisse mit den Angeboten unseres Unternehmens vergleichen und Defizite im Sortiment ausgleichen. Im Wesentlichen muss der Unternehmer zwei Problemkreise "im Griff" haben: die Rentabilität (Umsatz, Kosten, Gewinn). Ein Schwerpunkt des Controlling ist daher die Kostenkontrolle und die Reaktion auf Marktveränderungen (Umsatz). Die Liquidität. Hier geht es darum, vorausschauend die Zahlungsfähigkeit zu beeinflussen. Schwerpunkte sind das Forderungsmanagement und Mahnwesen zur Beschleunigung der Zahlungseingänge und die Sicherung der Zahlungsausgänge (laufende Kosten, Bedienung Kapitaldienst, Abbau der Verbindlichkeiten) Achtung: Auch die Mitarbeiter müssen Ziele und Pläne kennen. So können sie diese konzentrierter und motivierter in die Tat umsetzen.

Soll-Ist-Vergleich

Der Soll-Ist-Vergleich zeigt auf, ob Ziele erreicht und wie gut Pläne und Aktionen gewesen sind. Weichen die Ist- von den Soll-Werten ab, müssen die Ursachen dafür analysiert und Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Wichtig: Erst der Soll-Ist-Vergleich zwingt dazu, Ziele neu zu stecken oder Maßnahmen zu überdenken.

Achtung: Abweichungen von Zielen gehören zum unternehmerischen Alltag. Falsch wäre es zu folgern, Planung sei sinnlos, weil Ziele ohnehin nicht erreichbar sind. Richtig ist vielmehr, aus Planabweichungen wiederum konkrete Schlussfolgerungen zu ziehen und erneut erfolgversprechende Maßnahmen zu planen, um die Zielsetzung (oder andere) anzustreben.

Maßnahmen zur Gegensteuerung Werden Ziel-Abweichungen beim Soll-Ist-Vergleich rechtzeitig erkannt, können Gegenmaßnahmen geplant und eingeleitet werden (Kundenakquise verstärken, Kosten überprüfen, Einkaufskonditionen verbessern u. a.).